Regulamento de Patrocínio de Eventos

OBJETIVOS:

PRINCIPAL: Incentivar a realização de eventos de qualidade para o desenvolvimento científico e tecnológico da Informática na América Latina, promovendo a colaboração e a sinergia entre pesquisadores, professores, estudantes e profissionais membros do CLEI, com forte ênfase no aprofundamento das “redes de recursos humanos especializados” entre os diferentes países membros.

SECUNDARIO: Beneficiar as instituições membros do CLEI, apoiando eventos internacionais, regionais e até nacionais, incentivando sua realização e incrementando a visibilidade da organização.

REGULAMENTO:

1. Para efeito do que se segue, considera-se o ano-calendário, de 1º de janeiro a 31 de dezembro de cada ano, como o período em que os patrocínios são concedidos. Quando for feita referência a um ano, ele sempre corresponderá a um ano-calendário.
2. Cada ano o Comitê Diretivo poderá modificar o valor total a ser alocado para o apoio ao evento no ano seguinte.
3. O valor total alocado para o apoio a eventos não deverá exceder 50% do valor das anuidades coletadas no ano anterior. É responsabilidade do Tesoureiro garantir que essa política seja cumprida.
4. As solicitações de patrocínio para o ano seguinte devem ser enviadas por escrito à Secretaria Executiva, assinadas por uma instituição membro e apoiadas pelo representante do país, demonstrando o nível de responsabilidade de cada instituição organizadora até uma semana antes da conferência anual do CLEI.
   • O documento de solicitação de patrocínio deve incluir:
     • O nome do evento, as datas, a quem se destina e uma breve descrição do objetivo do evento e das atividades a serem realizadas.
     • O valor que está sendo solicitado.
     • Especifique no documento se o CLEI já o apoiou em outras ocasiões com patrocínio e com qual valor, para a organização de eventos anteriores.
     • O uso dos recursos, descreva brevemente onde você planeja usar o apoio solicitado.
   • Caso seja concedido patrocínio à instituição:
     • A instituição dentro do material de divulgação (como cartaz, aviso de informação do evento como o site, etc.), deve incluir dentro do logotipo do CLEI, especificando que o CLEI é patrocinador, ou como parte dos patrocinadores do evento.
   • A instituição deve apresentar um relatório sobre o uso dos recursos alocados. A pessoa responsável pela organização do evento deverá apresentar as seguintes informações:
     • Um relatório escrito com os resultados do evento, que deve conter o número de alunos e acadêmicos que participaram e o número de trabalhos apresentados.
     • Pôster ou qualquer outro material de divulgação do evento, fotografias do evento e uma cópia dos recibos de utilização dos recursos alocados pelo CLEI.
     • O site do CLEI disponibiliza um modelo de relatório.
5. Se os fundos destinados ao patrocínio não forem esgotados nessa convocação, pode ser feita para o valor restante ou parte dele uma convocação complementária durante o mês de maio do ano seguinte, a critério do Comitê Executivo com a aprovação do Comitê Diretivo por maioria simples.
6. As decisões de apoio serão tomadas preferencialmente nas reuniões anuais presenciais do Comitê Diretivo.
7. O tipo de evento a ser patrocinado será caracterizado por sua qualidade e seu impacto na região e no país, considerando as categorias de Escolas, Reuniões Internacionais, Reuniões Regionais, Reuniões Nacionais e outras, e de acordo com os objetivos principais e secundários já declarados.
8. No caso de existir mais solicitações do que as que podem ser atendidas, as solicitações serão priorizadas com base na seguinte ordem de importância:
   1. Até 70% do valor definido para o ano, para atender às solicitações de instituições membros que estejam em dia com suas cotas e tenham pagado a anuidade por 3 anos. O número total de cotas pagas ao longo do tempo será o parâmetro decisivo. No caso de um evento ser patrocinado por mais de uma instituição membro, será considerado como número de cotas pagas o número de cotas pagas pela instituição com maior antiguidade, ao qual poderá ser acrescido até 20% do número de cotas pagas pelos demais organizadores.
   2. Até 50% do valor definido para o ano, para participar de eventos internacionais de grande prestígio internacional e forte repercussão na região.
   3. As instituições que receberam algum tipo de patrocínio nos últimos 5 anos terão prioridade menor do que aquelas que estão se candidatando pela primeira vez.
   4. Além disso, para ter a oportunidade de apoiar a organização de outros eventos que estejam se candidatando a um subsídio, deve-se levar em conta o seguinte:
      • Deve-se dar preferência a países que não tenham solicitado apoio anteriormente (valor a ser fixado pelo CLEI).
      • Quando um representante de um país enviar uma solicitação de subsídio para mais de um evento. Somente será selecionado um evento e o representante do país comentará sobre a conveniência de apoiar um dos eventos.
      • O apoio a eventos não poderá ser repetido de ano para ano para o mesmo evento, a fim de dar a oportunidade de apoiar outros eventos em outros países.
9. O Comitê Diretivo pode decidir em qualquer momento, alocar valores diferentes dos estipulados neste regulamento para eventos especiais. Esses casos especiais não precisam estar em conformidade com este regulamento.
10. As decisões do Comitê Diretivo a esse respeito não estão sujeitas a apelação.

Diretrizes para categorização de eventos.

1. Escolas relacionadas à informática. Será dada prioridade àquelas que reúnam estudantes do país organizador, bem como estudantes de países vizinhos, e que tenham um corpo docente visitante do exterior. Exemplos desse tipo são os pioneiros ECI ou Río organizados pela UBA ou pela Universidad Nacional de Río Cuarto, respectivamente, na Argentina, ou ERTIC pela UNA no Paraguai, ou o EVI realizado em Mérida em 2013.
2. Simpósios, congressos ou conferências internacionais, como La Web, WCC, ACM SAC, etc., que são realizados na América Latina e cujos organizadores incluem instituições membros. Esses eventos são facilmente identificados, pois são realizados esporadicamente na América Latina.
3. Simpósios, congressos ou conferências de caráter regional, como CIBSE, LATIN, IBERAMIA, etc., que são organizados por instituições membros. Esses eventos são facilmente identificáveis, pois cada edição é realizada em um país latino-americano diferente. Portanto, eles são itinerantes por natureza.
4. Simpósios, congressos ou conferências de caráter nacional, como JAIIO, Congresso da Sociedade Peruana de Computação, Jornadas da Sociedade Chilena de Computação, Simpósios organizados pela SBC, etc. Nesses casos, será considerada a participação de um comitê de programa internacional e a trajetória do evento ao longo do tempo.
5. Outros tipos de eventos podem ser aqueles destinados a reunir especialistas para chegar a um acordo sobre currículos, definir padrões, consultoria técnica, etc. Exemplos disso poderiam ser a realização de encontros de algum dos Comitês Técnicos da IFIP em países da região, reuniões do IEEE ou da ACM, encontros de divulgação, etc.