1. Preliminares
1.1. O CLEI realiza anualmente a Conferência Latino-Americana de Informática. O acrônimo para essa conferência é CLEI AA, onde AA é o ano em que o evento é realizado, por exemplo, CLEI 98 ou CLEI 1998. O acrônimo adotado para cada ano é estabelecido pelo Comitê Diretivo ao conceder o local para a realização do evento.
1.2. O CLEI AA é organizado por um ou vários membros do mesmo país de origem, que representam o CLEI. A Organização (ou seja, os membros organizadores) é responsável pela divulgação do evento dentro e fora de seu país, incentivando a participação comprometida do setor informático nacional na realização do evento.
1.3. Dentro do CLEI AA, acontecerão:
- Um congresso acadêmico de caráter internacional.
- Uma reunião ordinária do Comitê de Diretivo do CLEI.
- Uma reunião ordinária da Assembleia do CLEI.
- Outras atividades que a organização local, com a aprovação do Comitê Executivo do CLEI, considere apropriadas (congressos paralelos, exposições, feiras, etc.).
2. Solicitação e Concessão de uma SEDE
2.1. A solicitação de uma sede para uma Conferência de Painel deve ser proposta ao Comitê Diretivo com pelo menos dois anos de antecedência do evento.
2.2. Uma solicitação é um documento que consiste nos seguintes itens:
- Proposta: Cartas das mais altas autoridades das entidades que solicitam a sede, com o compromisso explícito de apoiar a realização do evento de todos os pontos de vista.
- Descrição dos locais para o evento: Determinação da planta física para a realização do evento..
- Cidade, locais:
- Auditório máximo, com capacidade para realizar sessões plenárias.
- Salas para a realização de sessões paralelas
- Escritórios de administração do evento
- Logística
- Infraestrutura hoteleira e de bufê
- Transporte
- Facilidades de turismo
- Experiência
- Descrição da experiência na organização de eventos do tipo CLEI
- Oferecimentos
- Financiamento dos diretivos do CLEI
- Comitê Executivo (3 pessoas: Presidente, Secretário, Tesoureiro).
- Comitê Diretivo (1 representante por país membro ativo).
- Presidente Anterior
- O financiamento deve cobrir as despesas de viagem e acomodação. Além disso, para o Comitê Diretivo, possíveis taxas de registro devem ser cobertas.
Financiamento para a estadia da(s) visita(s) de monitoramento Deve-se considerar o financiamento de pelo menos os custos da estadia de uma visita de monitoramento da organização 3 a 6 meses antes do Painel por parte do Comitê Executivo.
- Orçamento
- Despesas estimadas Aluguel de instalações
- Passagens
- Hotéis
- Publicação de relatórios
- Alternativas de mídia de publicação
- Palestrantes convidados
- Tutorialistas
- Taxas do CLEI
- Outros: correio, publicidade, atividades extra-acadêmicas
- Renda esperada Registros de painéis
- Número estimado de participantes
- Categorias: estudantes, membros
- Valor das inscrições
- Registros de tutoriais
- Número estimado de participantes
- Categorias: estudantes, membros
- Valor das inscrições
- Patrocínios, doações, etc.
- Se possível, obtenha cartas de intenção.
- Comitê organizador: Pessoas que colaborarão ativamente com a organização.
2.3. O CLEI recebe uma taxa de US$ 5.000 dos Organizadores da Conferência pelo direito de realizar a Conferência sob seus auspícios. Esse pagamento é feito durante o evento.
2.4. A sede do evento é concedida pelo menos dois anos antes do evento pelo Comitê Diretivo. Eventualmente, os compromissos propostos pelos possíveis organizadores podem ser reconsiderados por acordo mútuo entre os proponentes e o Comitê Diretivo. Para conceder formalmente o local do evento, o Secretário prepara uma comunicação aos membros proponentes, informando os termos sob os quais a proposta foi aceita. Por sua vez, os proponentes acusam o recebimento dessa comunicação, aceitando as eventuais modificações acordadas em relação aos compromissos iniciais.
2.5. Se, por motivos de força maior, a Conferência não puder ser realizada conforme planejado, o Comitê Diretivo tomará as medidas necessárias para buscar alternativas para a realização da Conferência.
2.6. Uma Organização que estiver violando seus compromissos, tornando inconveniente – na opinião do Comitê Diretivo – a realização da Conferência sob essa Organização, poderá ser privada da sede. Nesse caso, o Comitê Diretivo tomará providências para encontrar alternativas para a realização da Conferência.
3. Compromissos da organização
3.1. O Organizador da Conferência obriga-se a cumprir os compromissos estabelecidos na proposta de local aprovada, conforme alterada pelo Comitê Diretivo.
3.2. O Comitê Executivo, em nome do Comitê Diretivo, compromete-se a aconselhar a organização da conferência e a monitorar seu desempenho, garantindo que a Conferência seja realizada conforme planejado e de acordo com os padrões aceitáveis para as Conferências do CLEI.
3.3. O Comitê Executivo compromete-se a fazer pelo menos uma visita de monitoramento à Organização da Conferência, de 6 a 3 meses antes do evento. Os custos de transporte dessa visita do Comitê Executivo são pagos pelo CLEI. A estadia do Comitê Executivo no local do evento é paga pelos Organizadores da Conferência.
3.4. A Organização se compromete a responder ao Comitê Executivo quando solicitado pelo Comitê Executivo sobre aspectos específicos da implementação do evento.