A incorporação de eventos associados com publicação dentro do processo geral da conferência do CLEI no IEEE ou equivalente na época exigirá que seja submetida por pelo menos uma instituição membro do CLEI com o apoio de pelo menos um representante do país (se várias instituições de diferentes países) ou pelo menos um dos grupos de trabalho do CLEI. A solicitação para participar do processo deve ser justificada pelo tópico a ser abordado (diferente das trilhas atuais da conferência), com uma formulação de objetivos claros do evento associado e da comunidade científica a ser alcançada: número esperado de trabalhos a serem avaliados, número esperado de trabalhos a serem aceitos, formato das apresentações, formação do comitê de programa, mecanismo de revisão dos trabalhos, entre outros. Para finalmente participar do processo, as seguintes diretrizes também devem ser atendidas:
- Track no proceeding e no evento.
- Taxa de aceitação full papers 1/3, short papers 1/2.
- Chairs compartilhados (pelo menos um proposto pelo CD do CLEI).
- Coordenado sob a supervisão do chair científico do CLEI (Conf. geral).