OBJETIVOS:
PRINCIPAL: Incentivar la realización de eventos de calidad para el desarrollo científico y tecnológico de la Informática en Latinoamérica, propiciando la colaboración y sinergia entre los investigadores, docentes, estudiantes y profesionales miembros de CLEI, con fuerte énfasis en la profundización de las “redes de recursos humanos especializados” entre diferentes países miembros.
SECUNDARIO: Beneficiar a las instituciones miembros de CLEI, apoyando eventos internacionales, regionales y hasta nacionales, incentivando la realización de los mismos e incrementando la visibilidad de la organización.
REGLAMENTO:
- En lo que sigue se considerará año calendario, del 1 de enero al 31 de diciembre de cada año como el periodo en el cual se otorgan los auspicios. Cuando se hable de año entonces corresponderá siempre a un año calendario.
- Cada año el Comité Directivo podrá modificar el monto total a ser destinado al apoyo de eventos en el año siguiente.
- El monto total asignado al apoyo de eventos no podrá superar el 50% de lo recaudado en concepto de cuotas en el año anterior. Es responsabilidad del Tesorero, cuidar el fiel cumplimiento de esta normativa.
- Los pedidos de auspicio para el año siguiente deberán ser presentados por escrito a la Secretaría Ejecutiva, firmado por una institución miembro y apoyado por el representante del país, demostrando el nivel de responsabilidad de cada institución organizadora hasta una semana previa a la conferencia anual de CLEI.
- Dentro del documento de solicitud del auspicio deberá incluir:
- El nombre del evento, fechas, a quién va dirigido y una breve descripción del objetivo del evento y las actividades que se realizarán.
- El monto que se está solicitando.
- Especificar dentro del documento sí el CLEI le ha apoyado en otras ocasiones con auspicios y con qué monto, para la organización de eventos anteriores.
- El uso de los recursos, describir brevemente donde planea ejercer el apoyo solicitado.
- En el caso de asignársele el auspicio a la institución:
- La institución dentro del material publicitario (como es afiche (cartel), la información de aviso del evento como la página web, etc.), deberá incluir dentro el logotipo de CLEI, especificando que CLEI es patrocinador, o como parte de los patrocinadores del evento.
- La institución deberá presentar un informe del uso de los recursos asignados. El responsable de la organización del evento, deberá presentar la siguiente información:
- Un informe escrito con los resultados del evento, que deberá contener el número de estudiantes y académicos que asistieron, el número de trabajos que se presentaron.
- Afiche o cualquier material de divulgación del evento, fotografías del evento, y copia de los comprobantes de uso de los recursos asignados por CLEI.
- En el sitio web de CLEI hay un modelo de base del informe.
- Dentro del documento de solicitud del auspicio deberá incluir:
- Si los fondos destinados a auspicios no se agotaran en esta convocatoria se podrá realizar por el monto restante o parte de él una convocatoria complementaria durante el mes de mayo del año siguiente, a criterio del Comité Ejecutivo con la aprobación del Comité Directivo por mayoría simple.
- Las decisiones de apoyo se tomarán preferentemente en las reuniones anuales presenciales del Comité Directivo.
- El tipo de eventos que se buscará auspiciar se caracterizará por su calidad y su impacto sobre la región y el país considerándose las categorías de Escuelas, Reuniones Internacionales, Reuniones Regionales, Reuniones Nacionales y otros, y de acuerdo con los objetivos principales y secundarios ya enunciados.
- En caso de existir más solicitudes de las que pueden ser atendidas, se priorizará las solicitudes sobre la base del siguiente orden de importancia:
- Hasta el 70% del monto definido para el año, para atender solicitudes de instituciones miembro que se encuentren al día con sus cuotas y hayan pagado la anualidad por 3 años. El número total de cuotas pagadas a lo largo del tiempo será el parámetro de decisión. En caso que un evento sea auspiciado por más de una institución miembro, se considerará como número de cuotas pagadas al número de cuotas abonadas por la institución con mayor antigüedad, a la cual se le podrá sumar hasta 20% del número de cuotas pagadas por los demás organizadores.
- Hasta el 50% del monto definido para el año, para atender eventos internacionales de gran prestigio internacional y fuerte repercusión en la región.
- Las instituciones que hayan recibido algún tipo de auspicio en los últimos 5 años, tendrán menor prioridad que aquellas que lo solicitan por primera vez.
- Además, con el fin de tener la oportunidad de apoyar en la organización de otros eventos que solicitud subvención, se deberá tener en cuenta lo siguiente:
- Se deberá dar preferencia a los países que no han solicitado con anterioridad el apoyo (el monto lo fijará el CLEI).
- Cuando un representante de país presente la solicitud de subvención a más de un evento. Solo se seleccionará un evento y el representante país comentará la conveniencia de apoyo de uno de los eventos.
- El apoyo a eventos no podrá ser repetitivo año con año a un mismo evento, esto con el fin de dar oportunidad de apoyar a otros eventos en otros países.
- El Comité Directivo podrá decidir en cualquier momento asignar montos diferentes a los estipulados en este reglamento, para eventos especiales. Estos casos especiales no necesitan ajustarse al presente reglamento.
- Las decisiones del Comité Directivo en este aspecto no son apelables.
Lineamientos para categorizar los eventos.
- Escuelas relacionadas con la informática. Se priorizará aquéllas que reúnen estudiantes tanto del país organizador como también estudiantes de países vecinos y que cuentan con un cuerpo de profesores visitantes del extranjero. Son ejemplos de este tipo las pioneras ECI o Río organizadas por la UBA o la Universidad Nacional de Río Cuarto, respectivamente, en la Argentina, o ERTIC por la UNA de Paraguay, o la EVI realizada en Mérida en 2013.
- Simposios, congresos o conferencias de carácter internacional como La Web, WCC, ACM SAC, etc., que se realicen en Latinoamérica y cuenten entre sus organizadores instituciones miembro. Estos eventos se identifican fácilmente, pues su realización en Latinoamérica es esporádica.
- Simposios, congresos o conferencias de carácter regional como CIBSE, LATIN, IBERAMIA, etc. que sean organizados por instituciones miembro. Estos eventos se identifican fácilmente, pues en cada edición se realizan en países diferentes de Latinoamérica. Tienen por lo tanto carácter itinerante.
- Simposios, congresos o conferencias de carácter nacional como JAIIO, Congreso de la Sociedad Peruana de Computación, Jornadas de la Sociedad Chilena de Computación, Simposios organizados por la SBC, etc. En estos casos se considerará la participación de un comité de programa internacional y la trayectoria a lo largo del tiempo del evento.
- Otro tipo de eventos pueden ser aquellos destinados a la reunión de especialistas para acordar planes de estudio, definir estándares, asesoramiento técnico, etc. Ejemplos de esto podría ser la realización de encuentros de alguno de los Comité Técnicos de IFIP en países de la región, reuniones de IEEE o ACM, encuentros de divulgación, etc.