La incorporación de eventos asociados con publicación dentro del proceeding general de la conferencia CLEI en el IEEE o equivalente del momento requerirá que el mismo sea presentado por al menos una institución miembro de CLEI con el apoyo de al menos un representante país (si fueran varias instituciones de distintos países) o de al menos uno de los grupo de trabajo de CLEI. El pedido de incorporación al proceeding deberá estar justificado en la temática que aborde (diferente a los tracks vigentes en la conferencia), con una formulación de objetivos claros del evento asociado y de la comunidad científica sobre la que se pretende tener llegada: cantidad esperada de trabajos a evaluar, cantidad esperada de trabajos a ser aceptados, formato de las presentaciones, conformación del comité de programa, mecanismo de revisión de los trabajos, entre otros. Para poder finalmente incorporarse al proceeding además se cumplirán las siguientes pautas:
- Track en el proceeding y evento.
- Tasa de aceptación full papers 1/3, short papers 1/2.
- Chairs compartidos (al menos uno a propuesta del CD CLEI).
- Coordinados bajo supervisión del chair científico de CLEI (conf. General).