Organización de Conferencias

Organización de Conferencias

1. Preliminares

1.1. CLEI realiza la Conferencia Latinoamericana de Informática, con periodicidad anual. Como sigla para esta conferencia se usará CLEI AA, donde AA es el año en que se realiza el evento, v.gr. CLEI 98 o CLEI 1998. La sigla adoptada para cada año es establecida por el Comité Directivo al otorgar la sede para la realización del evento.

1.2. CLEI AA es organizado por uno o varios miembros de un mismo país de origen, al cual representan ante CLEI. La Organización (i.e., los miembros que organizan) se responsabiliza por difundir el evento dentro y fuera de su país, propendiendo por la participación comprometida del sector informático nacional en la realización del evento.

1.3. Dentro de CLEI AA tienen lugar:

  • Un congreso académico de carácter internacional.
  • Una reunión ordinaria del Comité Directivo de CLEI.
  • Una reunión ordinaria de la Asamblea de CLEI.
  • Otras actividades que la organización local, con la aprobación del Comité Ejecutivo CLEI, estime convenientes (congresos paralelos, exhibiciones, ferias, etc.).

2. Solicitud y Otorgamiento de SEDE

2.1. Una solicitud de la sede para la realización de una Conferencia Panel debe proponerse al Comité Directivo con, al menos, dos años de antelación a la realización del evento.

2.2. Una solicitud es un documento que consta de los siguientes ítems:

  • Propuesta: Cartas de autoridades máximas de las entidades que solicitan la sede, con el compromiso explícito de respaldar la realización del evento, desde todo punto de vista.
  • Descripción de los sitios para el evento: Determinación de planta física para la realización del evento.
    • Ciudad, locales:
    • Auditorio máximo, con capacidad para reunir sesiones plenarias.
    • Salones para efectuar sesiones paralelas
    • Oficinas de administración del evento
  • Logística
    • Infraestructura hotelera y de alimentación
    • Transporte
    • Facilidades turísticas
  • Experiencia
    • Descripción de experiencia en organización de eventos tipo CLEI
  • Ofrecimientos
    • Financiación de directivos de CLEI
    • Comité ejecutivo (3 personas: Presidente, Secretario, Tesorero).
    • Comité directivo (1 representante por país miembro activo).
    • Presidente Anterior
    • La financiación debe cubrir gastos de pasajes y estadía. Adicionalmente, para el Comité Directivo se deben cubrir los posibles gastos de inscripción.

Financiación de estadía de visita(s) de monitoreo Debe considerarse la financiación de, al menos, los gastos de la estadía de una visita de monitoreo de la organización, de 3 a 6 meses antes de la realización de Panel, por parte del Comité Ejecutivo.

  • Presupuesto
    • Gastos previstos Alquiler de locales
    • Pasajes
    • Hoteles
    • Publicación de memorias
    • Alternativas de medios de publicación
    • Conferencistas invitados
    • Tutorialistas
    • Derechos de CLEI
    • Otros: Correo, propaganda, actividades extra académicas
    • Ingresos previstos Inscripciones a Panel
    • Estimación de número de participantes
    • Categorías: estudiantes, miembros
    • Valor de inscripciones
    • Inscripciones a tutoriales
    • Estimación de número de participantes
    • Categorías: estudiantes, miembros
    • Valor de inscripciones
    • Patrocinios, donaciones, etc.
    • De ser posible, conseguir cartas de intención.
    • Comité organizador Personas que colaborarán activamente en la organización.

2.3. CLEI percibe un monto de US$5.000, de parte de la Organización de una Conferencia, por concepto de derechos de realización de la Conferencia bajo su auspicio. Este pago se realiza durante la realización del evento.

2.4. La sede es otorgada con, al menos, dos años de antelación a la realización del evento, por el Comité Directivo. Eventualmente, los compromisos propuestos por la posible Organización pueden ser replanteados, de común acuerdo entre los proponentes y el Comité Directivo. Para otorgar formalmente la sede, el Secretario elabora una comunicación a los miembros proponentes, comunicando los términos en que fue aceptada la propuesta. Por su parte, los proponentes acusan recibo de esta comunicación, aceptando las eventuales modificaciones acordadas a los compromisos iniciales.

2.5. Si, por razones de fuerza mayor, la Conferencia no pudiera ser celebrada de acuerdo a lo previsto, el Comité Directivo deberá tomar las provisiones del caso para buscar alternativas para realizarla.

2.6. Una Organización que incumpla compromisos adquiridos, por lo cual sea – a juicio del Comité Directivo – inconveniente llevar a cabo la Conferencia bajo dicha Organización, puede ser despojada de la sede. En este caso, el Comité Directivo deberá tomar las provisiones del caso para buscar alternativas para realizar la Conferencia.

3. Compromisos de la Organización

3.1. La Organización de una conferencia se obliga a cumplir los compromisos expuestos en la propuesta de sede que le fue aprobada, con las modificaciones acordadas con el Comité Directivo.

3.2. El Comité Ejecutivo, en nombre del Comité Directivo, se compromete a asesorar a la organización de la conferencia y a monitorear su desempeño, velando porque la Conferencia se realice de acuerdo a lo previsto y a niveles de calidad aceptables para Conferencias CLEI.

3.3. El Comité Ejecutivo se compromete a realizar, al menos, una visita de monitoreo a la Organización de la conferencia, faltando de 6 a 3 meses para el evento. Los gastos de transporte de esta visita del Comité Ejecutivo son pagados por CLEI. La estadía del Comité Ejecutivo en la sede es pagada por la Organización de la conferencia.

3.4. La Organización se compromete a responder al Comité Ejecutivo cuando éste la requiera al respecto de aspectos concretos de la realización del evento.