Funciones

Reglamento de funciones
1. Preliminares

1.1. El nombre de la organización es Centro Latinoamericano de Estudios en Informática. La sigla CLEI abrevia dicho nombre.

1.2. CLEI no tiene una sede fija o un domicilio. En cambio, opera como una sociedad multinacional con representantes y dirigentes en diferentes países.

1.3. La duración de CLEI es indefinida
2. Objetivos

2.1. CLEI tiene por objeto promover el desarrollo de la informática en Latinoamérica a través del intercambio científico, técnico y educacional entre los miembros participantes, así como el estudio de sus efectos en la sociedad.

2.2. CLEI es una entidad sin ánimo de lucro.

2.3. CLEI no puede ocuparse de asuntos ajenos a los establecidos en F2.1.

3.  Patrimonio

3.1. El patrimonio CLEI está constituido por:

– Cuotas de ingreso, ordinarias y extraordinarias que paguen los miembros.

– Bienes que adquiera a título gratuito u oneroso.

– Donaciones o subvenciones que pueda recibir.

– Rentas que produzcan sus bienes y otros ingresos provenientes de sus actividades.

3.2. Los montos de las cuotas de ingreso, ordinarias y extraordinarias son fijados por la Asamblea.

4. Miembros

4.1. CLEI podrá tener un número ilimitado de miembros.

4.2. Pueden pertenecer a CLEI:

– Instituciones que desarrollen actividades académicas, científicas y/o tecnológicas relacionadas con la informática.

– Asociaciones profesionales, técnicas y/o científicas, vinculadas a la informática o cuyos objetivos sean compatibles con los de CLEI. Los miembros latinoamericanos son denominados regionales; los no latinoamericanos, se llaman extrarregionales

4.3. El Comité Directivo reglamenta las condiciones de admisión, de actividad y de permanencia de miembros, en el Reglamento de Calificación.

4.4. Son deberes y atribuciones de los miembros:

– Acatar los reglamentos vigentes y acuerdos de la Asamblea y del Comité Directivo.

– Contribuir al mantenimiento de CLEI pagando oportunamente las cuotas fijadas para el efecto.

– Asistir a reuniones de Asamblea válidamente convocadas, con derecho a voz y voto.

– Solicitar la realización de reuniones extraordinarias de la Asamblea, para tratar asuntos específicos (numeral 4.9).

– Participar activamente en los trabajos, planes y programas de CLEI y cumplir las tareas y comisiones a que se obliguen o que se les asigne.

– Proponer actividades o inversiones al Comité Directivo CLEI, dentro de los objetivos de la institución (numerales 6.7, y 6.12).

4.5. La Asamblea CLEI es el conjunto de los miembros activos y es la máxima autoridad de la institución. A una reunión de Asamblea asisten los representantes de miembros activos. A menos que la Asamblea decida lo contrario, una reunión es coordinada por el Comité Ejecutivo. En particular, el acta de la reunión será elaborada por el Secretario del CLEI; si la Asamblea decide cambiar la coordinación, deberá también nombrar un secretario ad-hoc para llevar el acta de la reunión. Salvo que la Asamblea decida otra cosa, las reuniones están abiertas a la participación de cualquier persona que esté interesada en las actividades de CLEI. En especial, son invitados los miembros en observación o inactivos (cf. Reglamento de Calificación Estados de los miembros). Sin embargo, ningún participante que no represente a un miembro activo ni sea miembro del Comité Directivo tendrá derecho a votar en las decisiones que puedan adoptarse.

4.6. Para efectos de quórum, cada miembro debe acreditar un representante ante la Coordinación de la reunión de Asamblea. Una reunión puede tomar decisiones si cuenta con un quórum mayor o igual al 20% de los miembros activos.

4.7. Las decisiones de una reunión de Asamblea se toman por mayoría absoluta de los miembros activos presentes (mitad más uno). En caso de empate, decidirá quien coordine la Asamblea. Las decisiones que aprueben cuotas extraordinarias se deben tomar por unanimidad.

4.8. La reunión ordinaria de Asamblea se realiza una vez al año dentro de la Conferencia Latinoamericana de Informática correspondiente. Esta reunión debe tratar los siguientes temas:

– Aprobación del acta de la anterior reunión de asamblea.

– Reporte de actividades, a cargo del Presidente.

– Estado financiero e inventario, a cargo del Tesorero.

– Determinación de montos de cuotas.

– Planeación de actividades para el siguiente año.

– Elección de Comité Directivo (cada dos años).

– Los temas que la Asamblea estime pertinentes.

4.9. Una reunión extraordinaria de Asamblea puede ser citada, para tratar un tema determinado y específico, por el Comité Ejecutivo, por la mitad más uno de los miembros del Comité Directivo o por la mitad más uno de los miembros activos. El orden del día de esta asamblea debe incluir la aprobación del acta de la anterior reunión de asamblea.

4.10. Una reunión extraordinaria de Asamblea puede darse de manera presencial o virtual. Es decir, la reunión puede tener lugar en un sitio físico o realizarse con ayuda de medios de comunicación apropiados. En este último caso, la reunión no tiene que ser, necesariamente, sincrónica.

5. Autoridades

5.1. CLEI es dirigido por el Comité Directivo, conformado por el Comité Ejecutivo y representantes de cada uno de los países que tengan miembros activos. Los miembros extrarregionales tienen un representante en el Comité Directivo. El Presidente del CLEI que haya ejercido está función inmediatamente antes del Presidente actual (cf. F5.3) se denomina Presidente Anterior y forma parte, también del Comité Directivo.

5.2. El Comité Directivo tiene un período de dos años.

5.3. El Comité Ejecutivo está conformado por el Presidente, el Secretario y el Tesorero del CLEI. Su vigencia está limitada por la del Comité Directivo que lo elige (cf. F5.5).

5.4. Dentro de una reunión ordinaria de Asamblea en la que deba tener lugar la elección de Comité Directivo, los miembros activos asistentes por cada país a la Asamblea eligen su representante y un suplente del mismo. Los miembros extrarregionales activos presentes eligen también su representante y suplente. No es obligatorio que cada representante y suplente esté presente en la reunión. Sin embargo, de no estarlo, deberá existir una comunicación firmada por la persona aceptando su eventual elección.

5.5. En su primera sesión, el Comité Directivo elegido por la Asamblea escoge, por mayoría absoluta, quiénes de los representantes deberán cumplir las funciones de Presidente, Secretario y Tesorero, conformando el Comité Ejecutivo. El representante extrarregional no puede ejercer ninguno de estos cargos. Los suplentes del Presidente y del Secretario elegidos entran a formar parte del Comité Directivo como representantes de sus respectivos países. Deberán escogerse suplentes adicionales correspondientes, y comunicar sus nombres al Comité Directivo a la mayor brevedad posible.

5.6. El suplente reemplaza al representante de país en la totalidad de sus funciones, en el evento de que el titular renuncie al cargo o esté incapacitado para ejercerlo temporalmente. El reemplazo debe ser comunicado al Comité Ejecutivo, por el representante original, excepto en casos de fuerza mayor. Al reemplazar al representante original, el suplente se convierte en el nuevo representante del país. Si la sustitución es temporal, el representante original puede reasumir sus funciones, previa comunicación al Comité Ejecutivo, por parte del representante actual. En este caso, este último regresa a su condición original de suplente. Si la sustitución es debida a la renuncia del representante original, no se nombrará un nuevo suplente. Si hay una segunda renuncia o incapacidad para ejercer el cargo, el país quedará sin representante en el Comité Directivo hasta la próxima elección.

5.7. El Secretario asume las funciones de Presidente, denominándose Presidente Encargado, en caso de que el Presidente renuncie o esté incapacitado para ejercer el cargo temporalmente. El reemplazo debe ser comunicado al Comité Directivo, por el Presidente, excepto en casos de fuerza mayor. Si la sustitución es temporal, el Presidente original puede reasumir sus funciones, previa comunicación al Comité Directivo, por parte del Presidente Encargado. En este caso, este último regresa a su condición original de Secretario.

5.8. Si el Secretario (Tesorero) renuncia o está incapacitado para ejercer el cargo temporalmente, el Presidente designará, dentro del Comité Directivo, un reemplazo ad-hoc.

5.9. El Comité Directivo puede sesionar para tomar decisiones con la asistencia de la mitad más uno de sus miembros. Una sesión pueden ser presencial o virtual y es coordinada por el Comité Ejecutivo, a menos que se decida otra cosa. El Secretario, o en su defecto, quien sea designado, elabora el acta de la reunión. La siguiente reunión debe comenzar con la aprobación del acta de la anterior reunión de asamblea.

5.10. Las decisiones que se acuerdan en sesiones del Comité Directivo se adoptan por mayoría absoluta de los participantes.

6. Funciones del Comité Directivo

6.1. Dirigir CLEI y velar por el cumplimiento de los objetivos y de los reglamentos de la institución.

6.2. Administrar el patrimonio de CLEI y disponer de sus recursos.

6.3. Otorgar la sede de la realización de la Conferencia Latinoamericana de Informática, de acuerdo al Reglamento de Organización de Conferencias CLEI.

6.4. Cumplir los acuerdos de las reuniones de Asamblea.

6.5. Rendir cuenta a la reunión ordinaria de Asamblea de la marcha administrativa y financiera de la Institución.

6.6. Proponer en la reunión ordinaria de Asamblea el plan anual de actividades para el período correspondiente.

6.7. Seleccionar proyectos de intercambio científico / tecnológico propuestos por miembros activos.

6.8. Delegar funciones específicas en miembros activos (o en personas que pertenezcan a miembros activos).

6.9. Difundir las actividades de CLEI y procurar apoyos financieros a las mismas.

6.10. Aprobar y modificar los Reglamentos de Calificación y de Organización de Conferencias CLEI.

6.11. Asistir a las reuniones presenciales o virtuales convocadas por el Comité Ejecutivo o por la mitad más uno de los miembros del Comité Directivo.

6.12. Son funciones de los miembros del Comité Directivo que sean representantes de países:

– Difundir de actividades CLEI en el país respectivo. En particular, promocionar y apoyar los eventos académicos CLEI, como la Conferencia Latinoamericana de Informática (difusión de llamado de trabajos, aclaración de dudas de eventuales participantes, etc.).

– Mantener registro de miembros CLEI en el país correspondiente. Expedir constancias de membresía a quien lo solicite y apoyar al Secretario CLEI.

– Mantener el archivo de documentos CLEI (correspondencia, documentación de miembros, etc.) correspondientes al país.

– Informar a los miembros CLEI del país correspondiente de las actividades CLEI y de los acuerdos de la Asamblea o del Comité Directivo.

– Informar a los miembros CLEI del país correspondiente su estado financiero particular con CLEI y apoyar al Tesorero CLEI en el recaudo de cuotas.

– Búsqueda de nuevos miembros CLEI.

– Proponer y estimular la propuesta de eventos regionales o subregionales dentro de los objetivos de CLEI.

– Rendir un reporte anual de actividades ante el Comité Directivo en las sesiones que se realicen en paralelo con la Conferencia Latinoamericana de Informática.

7. Funciones del Comité Ejecutivo

7.1. Son funciones del Presidente:

– Representar oficialmente a CLEI.

– Velar por el cumplimiento de los reglamentos de la institución.

– Coordinar las actividades del Comité Directivo y proponer planes de actividades para el mismo.

– Convocar a reuniones de Comité Directivo y de Asamblea. Presidir estas reuniones, a menos que los asistentes decidan otra cosa.

– Velar por la ejecución de los acuerdos del Comité Directivo y de la Asamblea.

– Establecer convenios con organizaciones que propendan por objetivos afines a los de CLEI.

– Rendir cuenta de actividades desarrolladas en el período anterior a cada reunión ordinaria de Asamblea.

7.2. Son funciones del Secretario:

– Representar oficialmente a CLEI ante las instancias que el Presidente o la Asamblea le puedan delegar.

– Llevar actas de todas las reuniones de Comité Directivo y de Asamblea, a menos que los asistentes decidan otra cosa.

– Mantener un registro general de miembros CLEI, como agregado de los registros por países que mantienen los representantes correspondientes (numeral 6.12). Expedir constancias de membresía a quien lo solicite.

– Mantener un archivo de documentos CLEI (correspondencia, documentación de miembros, etc.) correspondientes a la institución, en general.

7.3. Son funciones del Tesorero:

– Guardar el patrimonio de CLEI.

– Velar por el cobro y percepción de cuotas y demás ingresos.

– Responder por la contabilidad y la oportuna confección de presupuesto, balance e inventario.

– Mantener un registro de la historia financiera de los miembros.

– Certificar el estado de cuenta de un miembro, a pedido de él mismo o del correspondiente representante de país.

8. Modificaciones y Disolución

8.1. La modificación del Reglamento de Funcionamiento debe ser aprobada en una reunión extraordinaria de Asamblea, convocada exclusivamente para el efecto. Para que la reunión sea válida, deben acreditar su presencia, al menos, el 50% de los miembros activos. Las decisiones se adoptan con el voto afirmativo de dos tercios más uno de los miembros asistentes.

8.2. La eventual disolución de CLEI se rige por las mismas normas señaladas para la modificación del Reglamento de Funcionamiento (numeral 8.1). Si la disolución es acordada, los bienes de CLEI pasarán a UNESCO, con el explícito encargo de que sean utilizados para beneficio de la informática en Latinoamérica, de acuerdo a los objetivos de CLEI (numeral 2).